Jak się przygotować do wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF z jednej strony zwiększy przejrzystość podatkową w Polsce, a z drugiej zautomatyzuje obieg faktur między przedsiębiorcami. Aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, jednak już od 1 lutego 2026 (dla dużych firma) i od 1 kwietnia 2026 (dla pozostałych firm) ma się to zmienić. Biura rachunkowe powinny odpowiednio przygotować się do takich zmian, aby aby usprawnić swoją pracę i kontakt z klientami! Jak przygotować się na wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym? O czym trzeba pamiętać?

Uprawnienia w KSeF

System KSeF w biurze rachunkowym to gwarancja ułatwienia codziennych zadań i przyspieszenia pracy. Istotnym aspektem jest tutaj zarządzanie uprawnieniami, zwłaszcza że brak ich prawidłowego nadania sprawi, że korzystanie z KSeF stanie się niemożliwe. W przepisach wskazano kilka głównych rodzajów uprawnień, a mianowicie:

• Zarządzanie uprawnieniami - pozwala przypisywać, zmieniać i odbierać dostęp do KSeF.
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania - w sytuacji, gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 
• Wystawienia i dostęp do faktur strukturalnych - pozwala na obsługę sprzedaży i sprawną weryfikację dokumentów kosztowych i przychodzących. 

W  jednoosobowej firmie przedsiębiorca ma do dyspozycji pełen zakres uprawnień, po zalogowaniu się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Z kolei w spółkach, które nie posługują się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. Już teraz warto postawić na program do fakturowania z KSeF od wFirma, który daje mnóstwo możliwości i funkcjonalności, służąc zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym!

Faktury wystawiane w imieniu klienta

Oprogramowanie do wystawiania faktur z KSeF z oferty wFirma to doskonały wybór dla każdego biura rachunkowego, które szuka niezawodnych rozwiązań. Kto i jak może wystawiać faktury w imieniu klienta? Okazuje się, że przedsiębiorca może upoważnić do tego zadania biuro rachunkowe lub nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym (przykładowo pracownikowi biura). Najczęściej wybierane jest upoważnienie właściciela biura do zarządzanie uprawnieniami, tak aby samodzielnie przypisywać dostęp pracownikom, bez konieczności angażowania klienta. Co ciekawe, system wFirma pozwala nadawać uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF - to znaczne ułatwienie dla każdej strony!

Jaką rolę pełni biuro rachunkowe w procesie fakturowania?

Gdy już wejdzie w życie obowiązkowy KSeF, każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z tego rozwiązania. Błędy będą naprawiane jedynie przez korekty, dlatego warto postawić na tzw. buforowanie faktur. Na czym to poleca? Jest to przygotowanie ich wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana jeszcze przed wysyłką. Jako biuro rachunkowe możemy wspierać klientów i udostępniać im platformę do fakturowania, gdzie przedsiębiorca samodzielnie sporządzi dokumenty, a księgowy będzie kontrolować ich poprawność przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur.

Pamiętajmy o tym, że w systemie wFirma z powodzeniem aktywujemy opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu dokument może zostać przesłany do KSeF, a użytkownik pobiera urzędowe poświadczenie odbioru - UPO. W sytuacji, gdy klient korzysta z innego programu do fakturowania, system wFirma pozwala na import dokumentów bezpośrednio z KSeF. Wystarczy, że pracownik biura ma uprawnienia do pobieranie dokumentów, a proces importu należy przeprowadzić wybierając takie opcje: Przychody-Inne przychody-Wersje robocze-Importuj z KSeF. 

Krajowy System e-Faktur jest odważnym krokiem w stronę zautomatyzowanej i nowoczesnej księgowości. Biura rachunkowe muszą liczyć się zarówno z nowymi obowiązkami, jak i szansą na uproszczenie współpracy z klientami. W celu pełnego wykorzystania potencjału systemu, trzeba się wcześniej przygotować poprzez zarządzanie uprawnieniami, edukację klientów czy wykorzystywanie narzędzi zintegrowanych z KSeF.