Co zdecyduje o wyborze rozwiązania do fakturowania księgowości i obsługi biura rachunkowego?

Wybór oprogramowania dla firmy lub biura rachunkowego wymaga rozeznania: różne systemy oferują różne funkcje, a ich dopasowanie do potrzeb przekłada się na oszczędność czasu. W artykule, opierając się na opisach funkcji z serwisu wFirma, wyjaśniamy, jak rozpoznać dobry program do fakturowania, na co zwrócić uwagę w programie do księgowości oraz czym jest program do zarządzania biurem rachunkowym. Informacje mają charakter ogólny. Wskazujemy też, jakie pytania zadać dostawcy oraz jak przetestować narzędzie przed podjęciem decyzji.

Po czym poznać że narzędzie do wystawiania dokumentów sprzedaży spełni oczekiwania firmy?

Dobry program do fakturowania powinien być prosty w obsłudze, bezpieczny i zgodny z przepisami, a przy tym elastyczny. Według opisu na stronie wFirma program obsługuje wszystkie rodzaje faktur sprzedaży przewidziane przez polskie prawo podatkowe, w tym faktury VAT, korygujące, marża i OSS, a także pro formy i faktury automatyczne. Dokumenty można tworzyć w dwunastu wersjach językowych i we wszystkich walutach z tabeli NBP, korzystając z ośmiu szablonów z logo firmy. Wbudowana jest integracja z Krajowym Systemem e-Faktur bez dodatkowych opłat i limitów. System jest dostępny online bez ograniczeń liczby użytkowników i faktur, a dla nowych użytkowników przewidziano 30-dniowy okres testowy bez kosztów. Dla użytkowników przygotowano tutoriale, instrukcje, webinary i artykuły, a program spełnia wymogi RODO i posiada certyfikat ISO 27001. Jakie cechy wyróżniają dobre narzędzie? Po pierwsze, kompletność: musi obsługiwać wszystkie dokumenty, które są potrzebne w firmie, w tym korekty i faktury zagraniczne. Po drugie, zgodność z przepisami: aktualizacje przy zmianach prawa i integracja z KSeF. Po trzecie, łatwość obsługi: czytelny interfejs, możliwość szybkiego wystawienia faktury i przeglądania historii. Po czwarte, automatyzacja: faktury cykliczne, przypomnienia o płatnościach, zbiorcza wysyłka. Po piąte, integracje: z bankiem, sklepem internetowym, kasą, systemem płatności. Po szóste, bezpieczeństwo: certyfikaty, szyfrowanie, kopie zapasowe, uprawnienia użytkowników. Po siódme, wsparcie: instrukcje, szkolenia, kontakt z pomocą techniczną. Po ósme, przejrzysty koszt, bez ukrytych opłat. Jak to sprawdzić? Przetestować wersję próbną na kilku typowych dokumentach: fakturze krajowej, zagranicznej, korekcie, fakturze cyklicznej. Zapytać pracowników, którzy będą korzystać z programu, o wrażenia. Zobaczyć, jak wygląda wysyłka do klienta i oznaczanie płatności. Dobrze też sprawdzić, jak program radzi sobie z dużą liczbą faktur, jeśli firma ma ich dużo, oraz czy umożliwia eksport danych, aby nie zostać uzależnionym od jednego dostawcy. Warto dodać, że przy wyborze dobrze porównać kilka ofert, zapytać znajomych przedsiębiorców o doświadczenia i sprawdzić dokumentację pomocniczą.

Jakie ewidencje i automatyzacje powinny wspierać prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów oraz ryczałtu?

Program do księgowości dla małych firm musi obsługiwać prostsze formy ewidencji i ułatwiać codzienną pracę z dokumentami. Według opisu na stronie wFirma platforma wspiera księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Oferuje automatyczne księgowanie zdarzeń na podstawie skanów faktur, faktur elektronicznych w formacie XML lub z plików PDF, a także zaprogramowane schematy księgowania wydatków i przychodów dopasowywane do specyfiki firmy. Rozpoznawanie tekstu OCR znacznie przyspiesza proces. System umożliwia generowanie i wysyłkę JPK_V7 oraz bezpośrednią komunikację z organami podatkowymi, obsługuje fakturę ustrukturyzowaną i integrację z KSeF. Zapewnia stałą pomoc ekspertów księgowych w formie wiadomości pisemnych, odpowiadają księgowe, kadrowe i pracownicy działu jakości. Dane są archiwizowane przez pięć lat na bezpiecznych serwerach z szyfrowaną transmisją i dwuetapowym logowaniem. Jak ocenić takie rozwiązanie? Po pierwsze, sprawdzić, czy obsługuje formę opodatkowania przedsiębiorcy, bo zasady prowadzenia księgi i ewidencji różnią się. Po drugie, sprawdzić, jak program pomaga w codziennych zadaniach: wprowadzaniu dokumentów, rozliczaniu płatności, przygotowaniu deklaracji. Po trzecie, ocenić automatyzację: rozpoznawanie dokumentów oraz schematy księgowania oszczędzają czas, ale trzeba je kontrolować. Po czwarte, zwrócić uwagę na to, jak program wspiera terminy: przypomnienia o płatnościach podatków i składek. Po piąte, ocenić dostępność pomocy: czy można zadać pytanie ekspertowi, jak szybko odpowiada. Po szósty, zapytać o bezpieczeństwo danych: szyfrowanie, logowanie dwuetapowe, kopie. Po siódme, sprawdzić, czy da się współpracować z zewnętrznym biurem, udostępniając dokumenty, albo czy samodzielne prowadzenie księgowości jest dla przedsiębiorcy wygodne. Warto pamiętać, że program wspiera księgowanie, ale odpowiedzialność za poprawność rozliczeń spoczywa na przedsiębiorcy lub księgowej. Przy wątpliwościach co do rozliczeń warto skorzystać z porady specjalisty, a przy zmianie programu zaplanować przeniesienie danych.

Jakie funkcje porządkują pracę zespołu który obsługuje setki klientów?

Program do zarządzania biurem rachunkowym pozwala zapanować nad wieloma klientami, terminami i pracownikami. Według opisu na stronie wFirma system oferuje kompleksowe rozwiązanie dla biur rachunkowych. Lista firm z funkcją działań masowych umożliwia szybkie wykonywanie operacji dla kilku lub wszystkich klientów jednocześnie. Biuro może masowo wystawiać faktury za usługi cykliczne, wysyłać zbiorcze informacje o podatkach i ZUS oraz zarządzać dodatkowymi czynnościami. System wspiera tworzenie list zadań dla pracowników z możliwością przypisywania priorytetów i terminów. Platforma integruje się z KSeF i umożliwia elektroniczną wysyłkę dokumentów sprzedaży. System uprawnień pozwala definiować dostęp do modułów i możliwe działania, a liczba użytkowników nie jest ograniczona. Narzędzia wspomagające to terminarz z ważnymi datami, raport pracochłonności pracowników, dostosowywany panel główny oraz funkcje automatyzacji, takie jak Magic Box i SMART Lista. Jak z tego korzystać? Po pierwsze, zaimportować lub dodać wszystkich klientów i uporządkować dane, takie jak forma opodatkowania, terminy rozliczeń i osoba odpowiedzialna. Po drugie, ustawić cykliczne zadania, które powtarzają się co miesiąc: rozliczenia VAT, składki, deklaracje. Po trzecie, wykorzystać działania masowe, na przykład do wysyłki przypomnień klientom o dostarczeniu dokumentów. Po czwarte, korzystać z terminarza, aby ważne daty były widoczne dla całego zespołu. Po piąte, regularnie przeglądać raport pracochłonności i na tej podstawie planować obciążenie pracowników oraz ustalać zasady wynagradzania za obsługę klientów. Po szóste, nadać pracownikom uprawnienia dostosowane do ról, aby każdy miał dostęp tylko do potrzebnych modułów. Po siódme, szkolić zespół z nowych funkcji i zmian w przepisach. Jak oceniać skuteczność? Mierzyć liczbę zadań wykonanych w terminie, czas obsługi jednego klienta i liczbę błędów. Zbierać opinie pracowników. Dobrze, aby narzędzie rosło razem z biurem, czyli nie wymagało zmiany systemu przy większej liczbie klientów.