Czy noty księgowe trafiają do KSeF i jak działa samofakturowanie w systemie?

Rozliczanie kar umownych, odsetek czy innych kwot niepodlegających VAT, prawidłowe ustalenie daty wystawienia faktury oraz możliwość wystawiania dokumentów przez nabywcę w imieniu sprzedawcy to trzy zagadnienia, które w praktyce funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur bywają często mylone lub błędnie interpretowane. Poniżej wyjaśniamy te kwestie.

Czy nota księgowa w KSeF jest obowiązkowa?

Kary umowne, odsetki za nieterminową zapłatę czy zwrot kosztów przesyłki to typowe sytuacje, w których przedsiębiorcy sięgają po dokument inny niż faktura VAT. Nota księgowa a KSeF to zagadnienie, w którym odpowiedź jest jednoznaczna – tego typu dokumenty, dotyczące czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, nie mają statusu faktury w rozumieniu ustawy o VAT, a zatem nie podlegają ani obowiązkowi, ani nawet możliwości wystawienia ich w Krajowym Systemie e-Faktur. Potwierdzają to również interpretacje organów podatkowych, wskazujące, że takie czynności jak kary umowne czy odszkodowania nie mieszczą się w katalogu czynności opodatkowanych VAT, a zatem nie generują obowiązku sięgnięcia po KSeF. Przedsiębiorcy mogą więc nadal wystawiać noty obciążeniowe i uznaniowe w dotychczasowy sposób, przechowując je zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, poza systemem.

Kiedy data wystawienia faktury różni się od daty przesłania do KSeF?

Sposób wyznaczania momentu, w którym dokument uznaje się za formalnie wystawiony, zmienił się wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania. Data wystawienia faktury inna niż data w KSeF to sytuacja, która może wystąpić, gdy podatnik korzysta z trybu offline, wpisując na fakturze inną datę niż dzień jej faktycznego przesłania do systemu. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną co do zasady uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, jednak jeśli data wpisana przez podatnika w odpowiednim polu struktury logicznej różni się od daty faktycznej wysyłki, oznacza to zastosowanie trybu offline24, w którym za datę wystawienia przyjmuje się datę wskazaną ręcznie przez wystawcę, a nie moment przesłania dokumentu do systemu. Taka sytuacja ma bezpośrednie znaczenie dla ustalenia terminu wystawienia faktury zgodnego z ogólnymi zasadami ustawy o VAT, a błędne rozróżnienie tych dwóch dat może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia okresu podatkowego.

Jak działa samofakturowanie w KSeF?

Model, w którym to kupujący, a nie sprzedawca, przygotowuje dokument potwierdzający dokonaną transakcję, od lat funkcjonuje w obrocie gospodarczym na podstawie art. 106d ustawy o VAT. Samofakturowanie w KSeF zachowuje swoją dotychczasową istotę prawną również po wejściu w życie nowego systemu, jednak wymaga dodatkowo spełnienia wymogów technicznych, w tym nadania nabywcy odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF. Warunkiem koniecznym pozostaje zawarcie między stronami umowy określającej zasady współpracy, w tym procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę, która może przybrać formę aktywną, wymagającą wyraźnego potwierdzenia poprawności danych, lub bierną, w której brak zgłoszenia uwag w określonym terminie oznacza automatyczną akceptację dokumentu. Mimo że to nabywca przygotowuje i wysyła fakturę do systemu, odpowiedzialność podatkowa za prawidłowe rozliczenie transakcji nadal spoczywa na sprzedawcy, który zachowuje pełny wgląd do wystawionych w jego imieniu dokumentów.