Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF?

Przedsiębiorca ma możliwość nadania uprawnień pracownikom do Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu mogą oni wystawiać i odbierać faktury strukturalne w imieniu podatnika. Jak odbywa się proces nadawania uprawnień? Czym są faktury uproszczone w KSeF? Jakich faktur nie dotyczy ten system?

Uprawnienia do KSeF dla pracownika

Jak nadać uprawnienia KSeF pracownikowi swojej firmy? Procedura ta może odbywać się elektronicznie lub papierowo (w szczególnych przypadkach). W każdej z tych opcji trzeba podać następujące dane:

• NIP podatnika
• Dane podmiotu lub dane osoby fizycznej, którym nadajemy uprawnienia (data urodzenia osoby fizycznej, imiona i nazwiska lub nazwa podmiotu, dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny, gdy podpis ten nie zawiera NIP-u i PESEL-u)
• Rodzaj uprawnienia
• Informacja, czy osoba fizyczna lub podmiot jest przedstawicielem podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy o VAT

Nadawanie pracownikowi uprawnień do KSeF odbywa się elektroniczną drogą poprzez interfejs albo za pomocą złożenia zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Faktury uproszczone a KSeF

Kolejna interesującą kwestią są paragony z NIP a KSeF. Faktem jest, że podatnik co do zasady ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika (zgodnie z ustawą o VAT). W przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę (na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej) wystawia się jedynie wtedy, gdy paragon wskazujący na sprzedaż zawiera numer, dzięki któremu nabywca towarów jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (lub podatku od wartości dodanej). 

Jeżeli wartość brutto faktury nie jest wyższa niż 450 zł, nie musi ona zawierać danych dotyczących nabywcy, ilości i miary towarów, stawki podatku, ceny jednostkowej towaru bez kwoty podatku, sumy wartości sprzedaży netto i kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty związane z danymi stawkami podatku). Wystawianie faktur stanie się znacznie łatwiejsze już teraz, gdy skorzystamy z programu do fakturowania od wFrma. Takie rozwiązanie zapewnia darmową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do systemu, pobierania faktur przychodowych i kosztowych z KSeF czy też nadawania uprawnień innym osobom. Jak zintegrować się z KSeF? Wystarczy przejść do zakładek Ustawienia - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur i wybrać opcję Włącz Integrację. Pamiętajmy jednak o tym, że włączenia integracji może dokonać użytkownik z uprawnieniami "Administrator". 

Jakich faktur nie dotyczy KSeF?

Krajowy System e-Faktur nadal może wzbudzać sporo wątpliwości w przedsiębiorcach, zwłaszcza w zakresie tego, jakie faktury do KSeF? Warto wiedzieć, że system ten stanie się obowiązkowy już od 1 lutego 2026 dla przedsiębiorców z wartością sprzedaży większą niż 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych). Ostatnia grupa obejmuje drobnych przedsiębiorców z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie - oni będą musieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. W przepisach prawnych wskazano, że obowiązek fakturowania w KSeF nie odnosi się do wystawianych faktur:

• Przez podatnika niemającego siedziby firmy ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce
• Przez podatnika niemającego siedziby firmy w Polsce, ale posiadającego stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium kraju
• Przez podatnika korzystającego ze szczególnych procedur (wskazanych w dziale XII)
• Przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, które wskazano w art. 113a ust.1
• Na rzecz nabywcy towarów będącego osobą fizyczną nieprowadzącą firmy
• W przypadku udokumentowanych dostaw towarów lub usług wskazanych w przepisach wydanych na podst. art. 106s

Dotychczas korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur było dobrowolne, jednak jak wiemy, ma się to zmienić już niedługo. Podatnicy muszą się zatem odpowiednio przygotować na modyfikacje w swoich firmach.