pexels.com
Czas przechowywania dokumentów regulowany jest przepisami prawa. Po jego upływie akta należy zniszczyć. Trzeba to jednak zrobić w taki sposób, aby nikt niepowołany nie uzyskał dostępu do informacji. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która dysponuje odpowiednim sprzętem umożliwiającym bezpieczne usunięcie poufnych danych.
W zależności od sytuacji czas przechowywania dokumentacji powinien być inny. Dokumenty księgowe muszą być dostępne do wglądu przez 5 lat. Jest to istotne, ponieważ pozwala na sporządzanie sprawozdań finansowych, audytów i kontroli podatkowych. Umowy o pracę podpisane po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat. Te, które zostały zawarte przed 31 grudnia 2018 roku, trzeba mieć u siebie nawet przez 50 lat. Dokumentację ZUS należy przechowywać przez 5 lat od daty każdej wpłaty.
Warto mieć świadomość, że możliwe jest nie tylko przechowywanie dokumentów w formie papierowej, ale także elektronicznej. Digitalizacja archiwum pozwala na skuteczne zaoszczędzenie miejsca. Wyszukiwanie informacji zapisanych w formie cyfrowej i skuteczne zarządzanie aktami staje się znacznie łatwiejsze, dzięki czemu możliwe jest zoptymalizowanie procesów przebiegających w firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, wejdź na stronę: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/Ktore-dokumenty-mozna-wyrzucic-w-2023-67/.
Niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone w bezpieczny sposób, dlatego najlepiej powierzyć realizację tego zadania profesjonalnej firmie. Zanim do niej dojdzie, konieczne jest sporządzenie odpowiedniej analizy oraz wykonanie dokładnej wyceny. Następnie akta transportowane są do miejsca utylizacji w dobrze zabezpieczonych pojemnikach. Cały proces przebiega pod nadzorem systemu monitorującego. Klient otrzymuje specjalny certyfikat, który stanowi potwierdzenie realizacji usługi. Kliknij link: hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/, aby uzyskać więcej informacji.
W przypadku, gdy dokumenty przechowywane są na cyfrowych nośnikach danych, sytuacja się dodatkowo komplikuje. Ich samodzielne zniszczenie jest trudne, ponieważ wymaga zastosowania specjalistycznego sprzętu. Dyski mogą zostać zmielone lub zdemagnetyzowane. Dopiero takie rozwiązanie stanowi gwarancję, że nikt nie będzie mógł ponownie odczytać informacji. Zdecyduj się na niszczenie dysków twardych z naszą firmą. Aby dowiedzieć się więcej, kliknij link: hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dyskow-twardych/.
