Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Zakładając swoją działalność, wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy muszą również otworzyć konto firmowe. Jak to wygląda? Czy na biznesmenach spoczywa obowiązek posiadania rachunku firmowego? W jakich przypadkach okaże się ono niezbędne?

Konto firmowe – czym jest?

Konto firmowe to rachunek, który przeznaczony jest tylko i wyłącznie dla przedsiębiorców. Na klientów czekają też specjalnie przygotowane produkty finansowe m.in. kredyty dla firm. W niektórych przypadkach można tylko z niego korzystać, aby trafić np. na białą listę podatników VAT.

Obowiązek posiadania konta bankowego dla działalności gospodarczych

Dokonywanie rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego musi odbywać się gdy:

• Transakcje są podejmowane z drugim przedsiębiorcą.
• Ich jednorazowa kwota przekracza 15 tysięcy złotych.

Nie ma jednak jasnego stanowiska co do tego, z jakiego rachunku mają być wykonywane takie operacje. Równie dobrze można korzystać z prywatnego konta.

Czy trzeba mieć konto firmowe?

Nie ma w polskim prawie obowiązku posiadania konta firmowego, jednak aby korzystać z niektórych przywilejów, należy go otworzyć. O czym dokładnie mowa? 

Przedsiębiorca zainteresowany mechanizmem podzielnej płatności musi posiadać czynny rachunek firmowy. Na czym jednak polega split payment? To płatność za towary lub usługi, którą realizuje się za pomocą określonego przelewu. Dzięki temu rozdziela się kwotę transakcji. Kwota netto zostaje przekazana na konto sprzedawcy, a podatek VAT trafia na specjalnie utworzony rachunek. Jest on tworzony automatycznie i dołączony zostaje do konta firmowego.

Tak samo w przypadku chęci trafienia na białą listę podatników VAT. Są na niej przedsiębiorcy, którzy korzystają z firmowych kont bankowych. Baza danych zawiera informacje o działalnościach, które już wpisano, zostały wypisane lub przywrócone. Taki spis pozwala na większą jasność transakcji i zmniejsza możliwość popełnienia oszustwa podatkowego. Kontrahent jest w stanie łatwo sprawdzić informacje na temat drugiego sprzedawcy, a także potwierdzić numer jego rachunku.

Jak wybrać najlepszą ofertę?

Kiedy przedsiębiorca decyduje się na konto firmowe, powinien na samym początku przejrzeć dostępne oferty, aby jak najlepiej dopasować jego możliwości pod potrzeby działalności. Jak wybrać najlepszą ofertę? 

Warto skorzystać z rankingów kont firmowych. Na stronie internetowej https://zgarnijpremie.pl/ranking-kont-firmowych przygotowano spis najciekawszych propozycji z czołowych polskich placówek. Takie narzędzia pozwalają na łatwe przejrzenie ofert, bez konieczności sprawdzania każdej z nich z osobna. Na co dobrze jest zwrócić uwagę podczas wyboru banku?

• Koszt prowadzenia rachunku – darmowe konto firmowe to najlepsza opcja. Wiele banków proponuje klientom bezpłatne konto w zamian za np. wykonanie określonej liczby płatności w ciągu miesiąca, czy za zrobienie przelewu do danej instytucji (np. do ZUS-u).
• Wydatek związany z korzystaniem z karty – może być ona darmowa przy kilkukrotnym korzystaniu z niej. Niektóre placówki narzucają limit np. 5 transakcji w miesiącu, a inne skupiają się na kwocie.
• Opłata za korzystanie z bankomatów innych banków – ten punkt jest szczególnie istotny dla działalności, które często korzystają z gotówki. Nie zawsze da się szybko skorzystać z urządzenia należącego do placówki, w której ma się otwarty rachunek firmowy. Warto sprawdzić, jaka została nałożona prowizja za taką usługę. Najczęściej waha się to w przedziale od 2% do 5%, w zależności od kwoty wypłaty lub za każdą transakcję.
• Premie i bonusy – prowadzenie firmy wiąże się z wieloma opłatami, dlatego najlepiej przyjrzeć się ofertom, które proponują dodatki za otwarcie konta w konkretnym banku. Za co otrzymuje się premię? Przykładowo za transakcje walutowe, czy za korzystanie z terminala. Łącznie da się otrzymać nawet kilka tysięcy.

Dlaczego warto posiadać konto firmowe?

Prowadzenie działalności gospodarczej i założenie konta firmowego to dobry ruch, aby rozdzielić wydatki i przychody prywatne od tych firmowych. Dzięki temu zachowuje się ich przejrzystość.

Co więcej, w momencie kontroli skarbowej, urząd ma wgląd w prywatne transakcje i informacje. Może stać się to problematyczne, szczególnie gdy dostrzeże przelewy nieopodatkowane np. małą pożyczkę finansową dla bliskiej osoby. W razie niewypłacalności urząd skarbowy zajmuje konto – traci się wtedy dostęp do pieniędzy firmowych, jak i prywatnych.

Bez konta firmowego nie da się korzystać z metody podzielnej płatności ani nie trafi się na białą listę podatników VAT. Brak miejsca w takim spisie może być odczuwany podczas współpracy z innymi kontrahentami – dla niektórych firm jest to sygnał ostrzegawczy i nie zawsze chcą zaufać takiej działalności.

Wszystkie dodatkowe opłaty rozlicza się przy pomocy kosztów uzyskania przychodu. Niektóre banki w swoich regulaminach jasno informują klientów, że prywatny rachunek rozliczeniowo oszczędnościowy służy tylko dla transakcji własnych i nie da się korzystać z niego w ramach prowadzonej działalności. 

Placówki przygotowują również specjalne oferty dla klientów biznesowych – kredyty dla firm, czy karty przedpłacone, które mogą być przydatne, gdy działalność wiąże się np. z delegacjami. Nabywca może otrzymać kartę, którą będzie opłacał wydatki związane m.in. z podróżami biznesowymi.

Jak założyć konto firmowe?

Po wybraniu oferty spełniającej wymagania przedsiębiorcy należy złożyć wniosek, który zawiera niezbędne informacje potrzebne do otwarcia firmowego rachunku. Są to zazwyczaj dane założyciela, wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, numer NIP czy REGON. Mogą się one różnić się w zależności od regulaminu banku i posiadanej działalności.

Rachunek można otworzyć za pomocą:

• wizyty w placówce;
• formularza internetowego lub z poziomu aplikacji mobilnej;
• kontaktu z infolinią i rozmowy z pracownikiem banku.

Konto bankowe dla firmy to wygoda prowadzenia rozliczeń, a w niektórych przypadkach obowiązek przedsiębiorcy, jeśli chce skorzystać z różnych udogodnień. Warto wybrać więc ofertę dostosowaną do potrzeb i możliwości biznesu.