Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 roku

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy kodeksu pracy związane z nowelizacją przepisów w zakresie pracy zdalnej. Prace nad nowelizacją przepisów, które umożliwiają wprowadzenie zdalnego trybu pracy na stałe, a nie jedynie w czasie pandemii, prowadzone już były ponad dwóch lat. Przepisy regulujące kwestię pracy zdalnej zawiera nowelizacja kodeksu pracy, którą Sejm przyjął 10 stycznia 2023.

W ciągu ostatnich kilku lat rynek pracy przechodził diametralne zmiany, do czego w dużej mierze przyczyniła się pandemia. Praca zdalna i hybrydowa stały się powszechnymi modelami pracy, stąd wynikła potrzeba dostosowania kodeksu pracy do obowiązujących, nowych realiów. W znowelizowanym kodeksie pracy pojawił się więc rozdział II c, który poświęcony został regulacjom pracy zdalnej i zastąpił dotychczasowe przepisy o telepracy.

Według nowego prawa, pracować zdalnie można w całkowitym wymiarze lub hybrydowo (częściowo w domu, częściowo w firmie). Praca zdalna według przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym koniecznie z pracodawcą (konieczne złożenie wniosku plus akcept pracodawcy), w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to w praktyce, że w godzinach pracy pracownik musi być w zgłoszonym miejscu i dostępny. Jeśli więc pracownik przeniesie się do kawiarni, czy będzie pracować z działki, jest to niezgodne z prawem. Problemy z zasięgiem, czy brak internetu nie mogą być usprawiedliwieniem.

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Zmiana polega na tym, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Osoby zatrudnione będą musiały złożyć wniosek o pracę zdalną.

Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:

• pracownicy w ciąży,

• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, 

• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, 

• pracownikowi - rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,

• pracownikowi - rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia), 

• pracownikowi - rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

REKLAMA

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna może być polecona przez pracodawcę, podobnie jak było do tej pory, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego. Zmianą będzie konieczność uzyskania na piśmie oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie.

Każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.

Nowelizacja wprowadza możliwość wycofania się z pracy zdalnej zarówno przez pracodawcę lub pracownika. Strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza szczegółowe uregulowanie obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. 

Pracodawca będzie zobowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy; 
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych.

Ważne jest to, że ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.

Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej, bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.

Kontroli ma podlegać, m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP. 

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, czyli, co jest najczęstszym przypadkiem, w prywatnym mieszkaniu czy domu pracownika.

Przepisy nowego Kodeksu pracy (Art. 67²⁸) jasno regulują prawa pracodawcy i pracownika w zakresie kontroli pracy zdalnej.

1. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

2. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.

3. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jednocześnie, jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Piotr Truszkowski Adwokat
Weronika Banaszewska Radca Prawny
Kancelaria Adwokacka Legallex
Filia Kancelarii w Płońsku:
ul. Żołnierzy Wyklętych 20 B, 
09-100 Płońsk
[email protected]
+48512010810