Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Faktura jest podstawowym dokumentem, który potwierdza zaistnienie zdalnie gospodarczego podlegającego opodatkowaniu VAT. Już od początku lutego wielu przedsiębiorców korzysta w tym zakresie z Krajowego Systemu e-Faktur. Niekiedy zdarzają się błędy w dokumentacji, dlatego konieczna staje się faktura korygująca w KSeF. Kiedy należy ją wystawić? Co jeszcze musimy wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

Korekty w KSeF

Okazuje się, że korekty w KSeF wystawiane są wtedy, gdy dojdzie do błędów w fakturach lub po wystawieniu występują zdarzenia gospodarcze wpływające na jej treść. W efekcie ustawodawca daje nam możliwość skorygowania dokumentu na podstawie faktury korygującej. Wszelkie informacje na ten temat znajdziemy w ustawie o VAT, gdzie wskazano, że gdy po wystawieniu faktury:

• dokonano zwrotu podatnikowi opakowań lun towarów;
• kwota podatku lub podstawa opodatkowania się zmieniły;
• zauważono pomyłkę w pozycjach faktury;
• dokonano zwrotu nabywcy części lub całości zapłaty

- podatnik ma obowiązek wystawienia faktury korygującej. Jak ro zrobić w systemie wFirma? To bardzo proste zadanie. Przechodzimy do zakładek Przychody - Sprzedaż i oznaczamy fakturę, którą chcemy skorygować. Następnie klikamy Modyfikuj i Koryguj Pozycje Faktury. 

Krajowy System e-Faktur dla fundacji

Co trzeba wiedzieć o KSeF dla fundacji? W takim wypadku fundacja będąca podatnikiem VAT (także zwolnionym) ma obowiązek przesłania do KSeF faktury wystawionej dla innego przedsiębiorcy. Z kolei przy sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących firmy, fundacja nie musi dokumentować sprzedaży w tym systemie. Istotne jest to, że decyzja o fakultatywnym tworzeniu faktur strukturalnych w KSeF w transakcjach B2C leży po stronie fundacji. Jeśli dojdzie do dobrowolnego wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF na rzecz konsumenta, należy mu ją przekazać w uzgodniony sposób (konsument nie ma dostępu do KSeF). Może to nastąpić poprzez przekazanie numeru KSeF, przesłanie elektroniczne jako plik PDF czy wydruk wizualizacji faktury w papierowej postaci. Nie zapominajmy o tym, że wiele typowych operacji w fundacjach znajduje się poza zakresem obowiązkowego korzystania z KSeF, gdyż nie są to transakcje objęte VAT (np. dotacje i subwencje, darowizny rzeczowe i pieniężne czy 1,5% podatku OPP. Wszystko to wskazuje, że obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF w fundacjach odnosi się jedynie do sprzedaży na rzecz innych firm - w transakcjach B2B. 

KSeF a faktury zakupu

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest KSeF faktury zakupowe. Podczas dobrowolnego korzystania z systemu otrzymywanie faktur strukturalnych z użyciem KSeF wymagało akceptacji odbiorcy faktur. Jeżeli nabywca wyraził taką zgodę, znaczenie ma to, kiedy ma on prawo odliczenia VAT z faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Co ważne, faktura strukturalna uznana jest za otrzymaną w KSeF w dniu przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego. To oznacza, że w takim wypadku przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT w trakcie otrzymania faktury w KSeF lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (gdy rozlicza VAT miesięcznie) lub w jednym z dwóch kolejnych kwartałów (gdy rozlicza się kwartalnie). Dobrym rozwiązaniem jest import kosztowych faktur z KSeF, zwłaszcza że do dyspozycji mamy niezawodne systemy księgowe, np. wFirma, które pozwalają na bezpośrednie pobieranie faktur wraz z wizualizacją. W efekcie przedsiębiorca nie musi analizować XML faktury, zmniejsza czas potrzebny na księgowanie wydatków, ma możliwość bezbłędnego ujęcia danych z faktury w systemie i zwiększa bezpieczeństwo dotyczące poprawności zapisów księgowych. 

Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla dużych podmiotów (z obrotami rocznymi przekraczającymi 200 mln złotych) od 1 lutego 2026 roku. Z kolei dla pozostałych podmiotów obowiązek ten zaistnieje od 1 kwietnia 2026 roku. System ten pozwala sprawnie i wygodnie wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane, które od tej pory znajdują się w jednym centralnym miejscu. To znacznie ułatwienie dla firm działających w naszym kraju.